Politique RGPD

Atlas Public Affairs est particulièrement attaché au respect de la vie privée et à la protection des données à caractère personnel.

Atlas Public Affairs s’engage à mettre en œuvre des mesures adéquates pour assurer la protection, la confidentialité et la sécurité des données à caractère personnel de toute personne auprès de laquelle des données sont collectées, en conformité avec les exigences légales, notamment le Règlement européen 2016/679 sur la protection des données à caractère personnel (« RGPD ») et les lois nationales applicables dans l’Union européenne.

La présente politique de protection des données (ci-après la « Politique de Protection des Données ») a pour objectif de vous informer sur les engagements pris par Atlas Public Affairs afin de veiller au respect de vos données à caractère personnel.

Champ d’application

Cette Politique de Protection des Données s’applique à tous les traitements de données à caractère personnel, mis en œuvre par les Atlas Public Affairs.

Définitions

  • « Données à caractère personnel » : toute donnée permettant d’identifier directement ou indirectement une personne physique.
  • « Traitement de données » : opérations réalisées sur des données à caractère personnel, notamment la collecte, l’enregistrement, l’utilisation, la transmission ou la communication.
  • « Responsable de traitement » : entité juridique en charge de déterminer les finalités du traitement et les moyens mis en œuvre.
  • « Sous-traitant » : entité juridique qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable de traitement.

Données collectées

Atlas Public Affairs veille à collecter et à traiter des données à caractère personnel pertinentes, adéquates, non excessives et strictement nécessaires à l’atteinte des finalités qui ont été préalablement déterminées. Atlas Public Affairs prend toutes les dispositions utiles pour que vos données soient exactes, complètes et, si nécessaire, mises à jour.

Nous traitons ainsi les données à caractère personnel vous concernant que vous êtes susceptibles de nous communiquer, notamment au cours des opérations suivantes :

  • Lorsque nous souhaitons vous inviter à des événements ou des opérations de relations publiques organisées par Atlas Public Affairs, dans le cadre de notre intérêt légitime
  • Lorsque vous souhaitez participer ou participez à ces événements
  • Lorsque vous souhaitez postuler à une offre d’emploi pour Atlas Public Affairs
  • Lorsque vous souhaitez entrer en contact avec nous pour nous poser des questions ou formuler des réclamations.

Dans ce cadre, Atlas Public Affairs peut notamment être amenée à collecter et traiter les données à caractère personnel suivantes :

  • Votre identité : prénom, nom, civilité, fonction, entreprise ; commission ; parti politique ;
  • Vos coordonnées : adresse postale, email, numéro de téléphone ;
  • Vos informations de candidature : CV et lettre de motivation.

Le caractère obligatoire des informations que vous devez renseigner est généralement signalé au moment de la collecte des données sur les formulaires correspondants par un astérisque. Tout défaut de réponse ou toute réponse jugée anormale par Atlas Public Affairs est susceptible d’entrainer le refus d’Atlas Public Affairs de prendre en compte votre demande.

Vous vous engagez à ce que les données à caractère personnel vous concernant communiquées à Atlas Public Affairs soient à jour, exactes, complètes et non équivoques.

Atlas Public Affairs s’assure quant à lui du bon respect du principe de minimisation des données personnelles traitées, en vue de ne traiter que les données strictement nécessaires compte tenu de la finalité de traitement poursuivie.

Finalités de la collecte

Atlas Public Affairs s’engage à collecter et traiter vos Données à caractère personnel de façon loyale et licite.

Les traitements mis en œuvre par Atlas Public Affairs répondent à des finalités explicites, légitimes et déterminées.

Vos données peuvent notamment être traitées pour les finalités suivantes :

  • Pour vous envoyer des invitations aux événements que nous organisons, sur la base de notre intérêt légitime ;
  • Pour réaliser des cartographies d’acteurs, sur la base de notre intérêt légitime ;
  • Pour communiquer avec vous sur des sujets en lien avec vos fonctions, sur la base de notre intérêt légitime, ou en vue de satisfaire l’exécution d’une obligation contractuelle ;
  • Pour vous mettre en relation, sur la base de notre intérêt légitime, ou en vue de satisfaire l’exécution d’une obligation contractuelle ;
  • Pour suivre votre dossier de candidature, sur la base de notre intérêt légitime, ou en vue de satisfaire l’exécution mesures précontractuelles à votre demande.

Lorsque nous nous fondons sur notre intérêt légitime pour le traitement de données personnelles, nous réalisons une évaluation de l’intérêt légitime.

Informations concernant les données collectées

Conformément à la loi Informatique et Libertés, Atlas Public Affairs s’engage à vous informer sur le traitement de vos données personnelles.

Ainsi, Atlas Public Affairs vous informe, de manière claire, notamment de :

  • L’identité du responsable de traitement (il s’agit de l’entité juridique d’Atlas Public Affairs du traitement de vos données) ;
  • La finalité pour laquelle vos données sont collectées ;
  • Destinataires des données ;
  • La durée de conservation de vos données ;
  • L’existence et des modalités d’exercice des droits d’interrogation, d’accès, de rectification et d’opposition relativement à l’ensemble des données vous concernant.

Destinataires des données collectées

Notre société est destinataire principale de ces données personnelles.

De manière occasionnelle, Atlas Public Affairs partage vos données avec des parties tierces. C’est le cas lorsque nous partageons la liste des invités à l’un de nos événements, ou lorsque nous avons recours à l’emploi de solutions logicielles ou en ligne afin d’adresser nos courriers d’invitation.

Le groupe Atlas Public Affairs partage également les données personnelles avec des tiers pour les besoins de la gestion de ses ressources humaines.

Vos données (Prénom, Nom, Fonction, Entreprises, email, téléphone le cas échéant) ne sont utilisées que:

  • Pour vous convier à nos événements ;
  • Vous proposer de soutenir nos événements si vous nous avez fait part de votre intérêt ou si nous considérons qu’ils peuvent vous intéresser ;
  • Vous proposer d’y intervenir.

Toutes autres données faisant l’objet d’un traitement, sont des données manifestement rendues publiques par la personne concernée comme expliqué dans l’article 9 paragraphe 2 du RGPD.
Atlas Public Affairs ne transfert pas vos données en dehors de l’Union européenne ou du Royaume-Uni.

Conservation des données

Les données relatives aux inscriptions et invitations aux événements et aux biographies sont conservées 6 ans c’est à dire la durée maximale d’un mandat.

Les dossiers de candidats peuvent être conservés jusqu’à 2 ans à compter du dernier contact avec lesdits candidats, sauf consentement de ces derniers pour une durée de conservation plus longue. Dans ce cas, les données sont archivées en conformité avec les délais de prescription applicables.

Sécurité

Atlas Public Affairs assure la sécurité de vos données à caractère personnel en mettant en place une protection des données par l’utilisation de moyens de sécurisation physiques et logiques. Atlas Public Affairs dispose d’une politique interne en cas de violation des données.

Droits des personnes concernées

Conformément à la législation applicable en matière de protection des données à caractère personnel, vous disposez d’un certain nombre de droits concernant la collecte et le traitement de vos données à caractère personnel, à savoir :

  • Le droit d’être informé : Vous avez le droit d’être informé d’une façon concise, transparente, compréhensible et aisément accessible de la manière dont vos données à caractère personnel sont traitées.
  • Le droit d’accès : Comme le prévoit l’article 15 du RGPD, ous avez le droit d’obtenir (i) la confirmation que des données à caractère personnel vous concernant sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu’elles le sont, d’obtenir (ii) l’accès auxdites données et une copie de ces dernières.
  • Le droit de rectification : Vous avez le droit d’obtenir la rectification des données à caractère personnel vous concernant qui sont inexactes, ainsi que prévu à l’article 16 du RGPD. Vous avez également le droit d’obtenir que les données à caractère personnel incomplètes soient complétées, y compris en fournissant une déclaration complémentaire.
  • Le droit à l’effacement : Dans certains cas prévus à l’article 17 du RGPD, vous avez le droit d’obtenir l’effacement de vos données à caractère personnel. Ce droit n’est cependant pas un droit absolu et Atlas Public Affairs peut avoir des raisons légales ou légitimes de conserver lesdites données.
  • Le droit de restreindre les traitements de données vous concernant, dans le cadre prévu à l’article 18 du RGPD.
  • Le droit à la portabilité de vos données, dans les conditions prévues à l’article 20 du RGPD. Le droit de vous opposer au traitement lorsque nous traitons vos données sur la base de notre intérêt légitime, en application de l’article 21 du RGPD.

Le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle : Vous avez le droit de contacter une Autorité de contrôle (telle que la CNIL en France) afin d’introduire une réclamation concernant les pratiques relatives à la protection des données à caractère personnel d’Atlas Public Affairs.

Le droit de transmettre des instructions concernant l’utilisation des données après le décès (ce droit est applicable en France) : vous avez le droit de donner à Atlas Public Affairs des directives concernant l’utilisation de vos données à caractère personnel après votre décès.

Pour exercer ces droits, vous pouvez adresser une demande à l’adresse suivante :

[email protected], en joignant une copie d’un titre d’identité à votre demande. La copie de votre pièce d’identité n’est pas obligatoire si vous nous adressez votre demande depuis l’adresse électronique à laquelle nous vous contactons habituellement.

Traitement des données dans le cadre d’une invitation à un événement

Vos données personnelles (nom, prénom, fonction, adresse électronique) sont traitées par Atlas Public Affairs pour vous inviter aux événements d’intérêt que nous organisons, dans le cadre de notre intérêt légitime à exercer notre profession. Elles ne font l’objet d’aucune transmission à des tiers et sont les informations minimales nécessaires pour vous convier à ces événements.

Elles sont conservées 6 ans c’est à dire la durée maximale d’un mandat, sauf opposition de votre part, conformément à notre politique de protection des données.

Vous pouvez exercer votre droit d’accès aux données vous concernant, les faire rectifier et vous opposer à des communications ultérieures en contactant : [email protected] .

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits « Informatique et Libertés » ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL.

Modification de la politique

Atlas Public Affairs pourra mettre à jour cette Politique de Protection des Données à tout moment pour l’adapter à d’éventuelles nouvelles pratiques et offres de service. Dans ce cas, la date de mise à jour de la Politique de Protection des Données sera actualisée et indiquera le jour où les modifications ont été effectuées. Il vous appartient de vérifier les éventuelles mises à jour de cette Politique de Protection des Données publiée sur les sites web d’Atlas Public Affairs. Si Atlas Public Affairs apporte des modifications qu’elle estime importantes, vous serez averti(e) par l’intermédiaire d’une information sur nos sites web.

Contact

Pour toute demande d’information relative à cette Politique de protection des données à caractère personnel et de la vie privée, vous pouvez vous adresser à [email protected] .